Respuesta corta
Antes de pagar una proforma, compara cinco datos con el registro de la empresa: nombre, domicilio, sello, beneficiario de la cuenta y producto dentro del objeto social. Si los cinco coinciden, le estás pagando a quien crees. Si alguno no coincide, frena y pide una explicación por escrito.
Qué es la proforma
La proforma (proforma invoice o PI) es la cotización formal del proveedor: describe la mercadería, el precio y las condiciones. Si ambas partes la firman, puede funcionar como contrato. En la práctica, es el documento contra el que se paga el anticipo.
Lo que tiene que tener
| Campo | Qué revisar |
|---|---|
| Vendedor | Nombre registrado, en chino y en inglés, y domicilio |
| Comprador | Tus datos completos y correctos, porque los usará la aduana |
| Número y fecha | Para referenciarla en el pago |
| Producto | Modelo, especificación, cantidad y embalaje |
| Precio | Unitario y total, con la moneda |
| Incoterm | Por ejemplo FOB con el puerto de salida (Incoterms 2020) |
| Condiciones de pago | Porcentajes y contra qué se paga cada uno |
| Plazo | Producción y embarque |
| Datos bancarios | Beneficiario, banco, código SWIFT y cuenta |
| Firma y sello | De la empresa vendedora |
| Validez | Hasta cuándo rige el precio |
Los cinco cruces
- Nombre: el vendedor de la proforma es la empresa registrada.
- Domicilio: coincide con el registrado o con la planta que te mostraron.
- Sello: lleva el mismo nombre en chino. Ver el sello oficial.
- Beneficiario: la cuenta es de la misma empresa. Ver a quién transferirle.
- Producto: está dentro del objeto social y, si requiere permiso, la empresa lo tiene.
Condiciones de pago y riesgo
| Condición | Tu riesgo |
|---|---|
| 100 % por adelantado | Máximo: pagas todo antes de ver nada |
| Anticipo y saldo antes del embarque | Alto: usa una inspección antes de pagar el saldo |
| Anticipo y saldo contra copia del conocimiento de embarque | Medio: la mercadería ya salió, pero no la viste |
| Carta de crédito | Bajo, si los documentos exigidos están bien definidos; tiene costo bancario |
Dato clave
Un anticipo del 30 % con saldo contra documentos es una práctica habitual. Lo que conviene evitar con un proveedor nuevo es el 100 % adelantado.
Señales de una proforma armada a las apuradas
- Solo nombre en inglés, sin nombre chino.
- Cuenta a nombre de una persona o en un tercer país.
- Domicilio de oficina para una «fábrica».
- Plantilla genérica con restos de datos de otra empresa.
Preguntas frecuentes
¿La proforma reemplaza al contrato?
Puede, si ambas partes la firman y las condiciones son claras. Para pedidos grandes conviene un contrato con calidad, inspección y penalidades.
¿Puedo pedir que agreguen el nombre en chino?
Sí, y conviene hacerlo. Es un cambio menor para el proveedor y te deja la identidad de la empresa fijada en el documento.
¿Qué Incoterm conviene?
Depende de quién contrata el flete y el seguro. FOB es habitual cuando tienes tu propio agente de carga.
Puntos clave
- Nombre, domicilio, sello, beneficiario y producto.
- Si uno no coincide, frena.
- Evita el 100 % adelantado con un proveedor nuevo.
- Pide el nombre en chino en la proforma.
